Le flex office après la crise sanitaire.

Rédigé le 10/03/2021


La crise sanitaire a poussé les entreprises à développer le télétravail et à réaliser qu’il n’avait pas d’impact négatif sur la productivité des salariés. Elles sont aujourd’hui nombreuses à envisager de profiter de cette profonde transformation du travail pour réduire les espaces de bureaux et les frais qui y sont associés. Les projets de déménagement avec passage au « flex office » se multiplient ainsi depuis quelques mois.

Le « flex office » (ou bureau flexible) consiste à créer des espaces de travail ouverts où les postes de travail ne sont pas attribués. La mise en place du « flex office » s’accompagne souvent d’une réduction des postes de travail physiques - alors que l’effectif de l’entreprise reste constant - en considération des absences des salariés, de la prise des congés et du télétravail. Les salariés doivent alors s’installer dans les espaces disponibles à leur arrivée au bureau et parfois choisir entre différents espaces selon leurs activités (bulles pour passer des coups de téléphone, salles de réunion de différentes tailles ou zones plus silencieuses pour les activités demandant plus de concentration).

Si cette organisation de l’espace de travail est souvent présentée comme une façon de promouvoir la communication entre services et salariés, elle présente en réalité un certain nombre de contraintes et de risques auxquels il s’agit d’être attentif. Les salariés y vivent d’abord les mêmes contraintes que dans un « open space » : promiscuité et regard permanent des autres, niveau sonore élevé, fatigue et problèmes de concentration, tensions accrues à cause du partage des espaces et isolement dû aux stratégies de contournement que les salariés mettent en place pour se protéger de ces désagréments. A ces risques s’ajoutent ceux, plus spécifiques, liés à la non attribution des bureaux : absence totale de personnalisation des espaces et donc leur déshumanisation, renforcement de l’isolement et difficulté à tisser des liens entre salariés liés au changement quotidien de voisins de bureau, difficulté à trouver les collègues dans les différentes zones et donc renforcement des interactions virtuelles au détriment des interactions physiques, enfin forte tension sur les espaces, souvent calculés au plus juste, qui pousse fréquemment les salariés à détourner des lieux qui n’ont pas été conçus comme des espaces de travail de longue durée (salle de repos, cafétéria, bulles, etc.), quitte à adopter de mauvaises postures de travail.

Une étude menée en septembre 2020 par la chaire Workplace Management de l’ESSEC business school (Mon bureau poste-confinement II) a d’ailleurs montré que les salariés souhaitent encore très largement (et peut être encore plus après la crise sanitaire) travailler dans des espaces fermés avec un bureau attitré : 40% des salariés participant à l’enquête déclaraient une préférence pour les bureaux individuels, 21% pour les bureaux partagés à moins de 6 salariés et seulement 4% pour les bureaux en « flex office ». Si le télétravail remporte 19% des suffrages, cette étude révèle que les salariés actuellement en bureaux individuels ou en bureaux partagés à moins de 6 privilégient beaucoup plus le travail au bureau que les salariés en open-space et flex office. Ces réponses montrent que le télétravail est pour beaucoup une façon d’échapper aux désagréments et aux contraintes liées à cette organisation de l’espace de travail.

Rappelons enfin que la mise en place du « flex office » implique la mise à jour du document unique d’évaluation des risques, l’établissement d’un plan de prévention et l’ouverture d’une procédure d’information-consultation préalable du CSE qui peut au besoin se faire accompagner par un expert.

(source lesjds)