Vêtements professionnels : Prise en charge des frais d’entretien !

Rédigé le 28/04/2021


Le Bulletin officiel de sécurité sociale est opposable aux organismes de recouvrement depuis le 1er avril 2021. Il qualifie désormais les frais d’entretien des vêtements de travail de frais professionnels et précise leur régime social, notamment en reprenant une tolérance URSSAF sur les primes de salissure prévues par les conventions collectives.

Frais d’entretien désormais exonérés au titre des frais professionnels

Avant le 1er avril 2021, date d’entrée en vigueur du Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), la mise à disposition des salariés de vêtements professionnels et les éventuels frais d’entretien de ces vêtements pouvaient, sous certaines conditions, être exonérés de cotisations au titre des frais d’entreprise, et donc y compris en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels.

Mais le BOSS a supprimé la notion de frais d’entreprise en matière de cotisations et contributions de sécurité sociale avec effet au 1er avril 2021. Les éléments auparavant qualifiés de frais d’entreprises se trouvent désormais dans la rubrique « frais professionnels » du BOSS, et qualifiés comme tels (voir notre actualité du 30/03/2021, « Dans le BOSS, les frais d'entreprise disparaissent et deviennent des frais professionnels »).

Les frais d’entretien des vêtements de travail ont donc rejoint le droit commun des frais professionnels, ce qui implique, en cas d’application d’une DFS pour frais professionnels, de réintégrer au préalable ces frais dans l’assiette des cotisations.

Peuvent être considérées comme des frais professionnels les dépenses d’entretien des vêtements mis à la disposition des salariés lorsque ces vêtements remplissent certaines conditions, qui sont les mêmes que celles qui permettaient de les qualifier auparavant de frais d’entreprise (circ. DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005, Q/R 59).

Ainsi, les vêtements doivent répondre (BOSS, Frais professionnels, § 2030, 01/04/2021) :

-soit aux critères de vêtements de protection individuelle au sens des articles R. 4321-1 à 5 du code du travail ;

-soit à une coupe et une couleur (uniforme notamment) fixées par l’entreprise, spécifiques à une profession et qui répondent à un objectif de salubrité, de sécurité ou concourent à la démarche commerciale de l’entreprise (ex. : tailleurs d’hôtesse de l’air ou d’accueil, « bleus de travail », costumes de personnel navigant, vêtements de cuisinier ou de pâtissier, tabliers de femme de chambre, tee-shirts avec logo de l’entreprise, dispositifs de protection sanitaire mis à disposition des agents accueillant du public ou amenés à se déplacer).

Ces vêtements doivent en outre demeurer la propriété de l’employeur (BOSS, Frais professionnels, § 2040, 01/04/2021).

Les frais d’entretien de vêtements professionnels loués par l’employeur relèvent aussi des frais professionnels (BOSS, Frais professionnels, § 2050, 01/04/2021).

Dès lors que les vêtements de travail fournis par l’entreprise ne répondent pas aux critères pour être qualifiés de frais professionnels, la qualification d’avantage en nature doit alors être retenue (BOSS, Frais professionnels, § 2070, 01/04/2021).

À noter : le BOSS traite la question des vêtements professionnels uniquement via les frais d’entretien de ces vêtements, et n’aborde pas directement la question de la mise à disposition de vêtements de travail par l’employeur ou de prise en charge des dépenses d’habillement des salariés.

Conditions d’exclusion de l’assiette des cotisations

La prise en charge par l’employeur des dépenses d’entretien des vêtements de travail, généralement sous forme de prime de salissure, constitue un remboursement de frais professionnels, exclu à ce titre de l’assiette des cotisations et contributions sociales pour la part correspondant aux coûts effectivement exposés par le salarié (BOSS, Frais professionnels, § 2060, 01/04/2021).

Ne peuvent cependant être exonérées au titre des frais professionnels les primes de salissure (BOSS, Frais professionnels, § 2090, 01/04/2021) :

-calculées uniformément ou en pourcentage du salaire et sans justification des dépenses réellement engagées ;

-versées pendant la période de congés payés ;

-versées à la quasi-totalité du personnel alors qu’il n’est justifié ni de frais anormaux de salissure ni de l’utilisation effective de la prime conformément à son objet et même si le versement est prévu par une convention collective.

À noter : sur ces derniers points, le BOSS transpose au nouveau cadre des frais professionnels les précisions autrefois apportées par l’administration dans le cadre des frais d’entreprise (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003, § V.5.2).

Toutefois, le BOSS admet que la prime de salissure soit réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite du montant prévu par la convention collective, dès lors que le bénéficiaire de la prime est soumis à l’obligation de port de vêtement de travail et que cette prime varie en fonction du nombre de jours travaillés. Aucun justificatif n’est alors requis. Ce faisant, le BOSS officialise une tolérance diffusée par le réseau des URSSAF en décembre 2019 (BOSS, Frais professionnels, § 2090, 01/04/2021).

Par ailleurs, reprenant une solution dégagée par la Cour de cassation (cass. soc. 17 avril 1996, n° 94-15831, BC V n° 168), le BOSS précise également que, si l’employeur met à la disposition de ses salariés un vêtement de travail dont il assure l’entretien tout en versant une prime de salissure, cette dernière peut être exclue de l’assiette des contributions et cotisations s’il est prouvé que les vêtements personnels (ex. : sous-vêtements ; cass. civ., 2e ch., 4 avril 2019, n° 17-28347 D) nécessitent un lavage fréquent du fait de la nature particulière des travaux auxquels sont exposés les salariés (BOSS, Frais professionnels, § 2080, 01/04/2021).

BOSS, Frais professionnels, §§ 2030 à 2090, 01/04/2021

(source rf)